Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Книга учета движения трудовых книжек титульный лист образец

Книга учета движения трудовых книжек титульный лист образец

Книга учета движения трудовых книжек титульный лист образец

Журнал учета трудовых книжек: правила заполнения и ведения

На предприятии обычно ко всей ответственной документации выдвигаются одинаковые требования, которые заключаются в аккуратности заполнения информации и в обеспечении безопасности документу от повреждений другими лицами. Трудовая книжка является важным документом, на основании которого впоследствии рассчитываются пенсионные начисления. По этой причине, в соответствии с законодательной нормативной документацией, необходимо обеспечить ее хранение на протяжении пятидесяти лет.

Следует учесть, что срок хранения книги, свидетельствовавшей о факте производственных отношений с конкретным работником намного больше и составляет семьдесят пять лет.При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией.

Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом: Порядковый номер столбца Содержание 1 Проставляется порядковый номер записи 2, 3, 4 Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ 5 Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью 6 Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.

При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки. Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка: с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»; с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером; с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков 7 Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания) 8 Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник 9 Заносятся реквизиты или иного документа, на основании которого работник вступает в должность.

При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк 10 Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала 11 Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.

Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк 12 Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска) 13 В зависимости от ситуации:

  1. проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  2. указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)
  3. заполняются реквизиты , направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась. В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Роль в организации трудового процесса

Указанным выше реестром является книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – особый вид печатного издания формата А4, позволяющий фиксировать поступление каждой единицы документа, обеспечивая детальный и прозрачный учет. В ней должны регистрироваться все формуляры, принятые от сотрудников при устройстве на работу или открытые впервые.

Здесь же фиксируется их выдача в случае расторжения договора и увольнения персонала. Внимание! Книга имеет стандартную форму, которая утверждена Положением №3 Постановления Минтруда РФ за № 69 от 10. 10. 2003. На ее станицах отображается вся информация о внутренних перемещениях данных документов.

Книга должна заполняться и храниться в административной службе организации (компании), занимающейся приемом и увольнением персонала, сюда относятся такие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат. Вести документ и своевременно вносить данные обязано должностное лицо. Оно же отвечает за прием, учет, выдачу и сохранность трудовых книжек.

В последние годы довольно часто учет сотрудников в различных организациях и компаниях ведется в электронном виде.

Не составляет исключения и книга движения трудовых. Ее страницы разрабатываются в формате Ворда или эксел, что удобно для внесения информации.

Чиновники не имеют возражений, тем более, что в 2002 году был принят Федеральный закон об электронной подписи.

Как заполнять журнал

Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г.

№ 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала. Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф: Реквизит Как заполнять Колонка № 1 Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке.

Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) Колонка № 5 Указывают Ф.И.О.

владельца трудовой Графа 6 Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой Колонка 8 Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник Графа 9 Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место Колонка 10 Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение Графа 11 Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа Последние колонки Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Требования к опломбированию

За прошивкой книги учета следует ее опломбирование.

Под данным термином подразумевается процесс закрепления концов нити, посредством использования специальной пломбы-наклейки или же аналога, изготовленного самостоятельно. На пломбе прописывается:

  1. количество страниц в журнале;
  2. данные ответственного сотрудника и его подпись.

Заверяется пломба печатью предприятия.

Основное предназначение опломбирования — зафиксировать нить так, чтобы ее нельзя было изъять, не повредив печать.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф.

Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Что это за книга и как она выглядит

Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек.

Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.

Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

Важно помнить о требованиях к книге учета.

Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя.

Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.

Что фиксируется в книге учета

В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

  1. Факт их получения от нового работника.
  2. Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
  3. Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
  4. Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
  5. Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.

Журнал оформляется по стандартной форме.

Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013). Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками: Номер графы Пояснение Графа 1 В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале.
Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками: Номер графы Пояснение Графа 1 В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале. Графы 2 – 4 В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника.

Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации. Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами. Написание тех же месяцев буквами не допустимо.

Графа 5 В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки. Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя.

Графа 6 В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер). Графа 7 В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник.

При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием.

Записи в этих двух документах должны совпасть.

Графа 8 В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника. Графа 9 В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат. Графа 11 Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы.

В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки. Графы 12-13 Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам.

В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу.

И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки. Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации. Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:

  1. Далее вносится достоверная запись.
  2. В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал.

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты.

Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка.

В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя.
Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя.

Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.Правила обязательны к исполнению.

В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Пошаговая инструкция по заполнению книги

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225. Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.). Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами).

Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата. Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника. Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года.

Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК.

Номер состоит из 7 цифр; Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе.

Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно; Шаг 6.

В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность; Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение; Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации.

Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ.

Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк; Шаг 10.

12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой; Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Нюансы при заполнении

Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета.

Но есть моменты, которые надо помнить:

  1. фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
  2. графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
  3. если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
  4. если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
  5. в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
  6. вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.
  7. если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета.

В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление.

Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места.

Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок. Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна».

Затем еще ниже внести верные сведения.

Отсутствие журнала или неправильное ведение: меры ответственности

Книга движения трудовых книжек должна храниться у работника, который ее ведет и заполняет.

Ее отсутствие считается грубым нарушением законодательства. Многие руководители несерьезно относятся к ведению такого рода документации или игнорируют важность учета формуляров.

Обычно неимение журнала выявляется у индивидуальных предпринимателей, поскольку до недавнего времени им не разрешалось оформлять трудовые книжки сотрудникам. Сейчас ситуация изменилась. И необходимость приобретения регистра стала обязательной. За отсутствие книги или ее неправильное заполнение предусмотрено серьезное наказание.

В первый раз оно предполагает наложение штрафа в размере:

  1. для организации или крупной компании – от 30 до 50 тысяч руб.
  2. для предпринимателей и должностных лиц – от 1 до 5 тысяч рублей;

Если подобные нарушения будут выявлены при повторной проверке, наказание станет более суровым, а сумма взыскания увеличится:

  1. должностные лица – штраф в 10-20 тыс. руб. и дисквалификация на срок 1-3 года.
  2. частные предприниматели – выплата суммы в указанном выше размере;
  3. организации – 50-70 тысяч рублей.

С учетом вышесказанного следует понимать серьезность нарушения и контролировать письменное ведение документооборота с соблюдением правил заполнения журнала.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

  1. на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  2. на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  3. на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  • Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  • Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  • Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д. Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа: 1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет.

Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока. 2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам.

Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов. 3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован.

Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  1. подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
  2. дату начала ведения журнала;
  3. количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  4. название документа;

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  1. трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  2. впервые оформленных документах,
  3. вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами. В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении.

Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу. В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые. Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой.

Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Что это такое

Представляет собой прошитый и опломбированный реестр.

Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним.Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.Несложная форма позволит:

  1. вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.
  2. обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
  3. задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.

Для чего нужен журнал?

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников.

После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника.

Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.Структура журнала выглядит следующим образом:

Как вести журнал

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225. Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно. Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают.

При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек. Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  1. страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  2. важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  3. есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.

Персональные данные владельцев трудовых книжек вносятся в документ без сокращений. Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.

Также см. «». Поле для подписи работника может содержать:

  1. пустое место, если работник не явился для получения документов;
  2. реквизиты акта об отказе в росписи.
  3. подпись получателя трудовой книжки;

Учтите, что законодательно закреплен срок хранения заполненного бланка журнала учета трудовых книжек – 75 лет.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение.

При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ. С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке .

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+