Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Каково минимальное количество регистрационных журналов в организации

Каково минимальное количество регистрационных журналов в организации

Каково минимальное количество регистрационных журналов в организации

Журналы учета на факультативной основе

Можно ли вести несколько журналов по видам работ на разные позиции (журнал бурения, журнал погружения, журнал сварки, журнал антикоррозийных работ и т.д.)?Можно ли вести специальные журналы работ (сварочных работ, сварки труб, бетонных работ, производства АКЗ и т.д.) в электронном виде?При проведении строительного контроля в раздел 4 общего журнала работ внесены данные о выявленных недостатках. Прошу пояснить 1. Где написано что Журнал должен быть: пронумерованы, прошнурован. подписан лицом, ответственным за его ведение, скреплен печатью организации и должна должна располагаться надпись: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов. «число»_месяц_20__г. ФИО, должность, подпись_______».

2. Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ. Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных то есть местных нормативных документов. Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы — факультативные локальные нормативные акты.

В частности, это могут быть:. Давайте более подробно ознакомимся с разными видами таких документов и узнаем, сколько журналов должно быть на предприятии.

Заглянем в пункт 19

«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г.

за № 558. Перечислить все виды журналов нужных для фиксации инструктажей трудно, поскольку на разных предприятиях в силу специфики производства должны быть заведены документы под конкретные профессии.

Поэтому существуют их обязательные и дополнительные формы в зависимости от направления деятельности производства.

Этих журналов должно быть минимум два.

Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения. Можно ли вести несколько журналов по видам работ на разные позиции (журнал бурения, журнал погружения, журнал сварки, журнал антикоррозийных работ и т.д.) на строящемся большом объекте, где работает много подрядчиков и субподрядчиков, или необходимо вести один специальный журнал на все позиции?

Инструкций по ОТ. Специалистам, которым поручено ведение этого регистра, рекомендуется присваивать каждой инструкции по ОТ свой уникальный номер, в наименовании следует указывать службу, для которой инструкция была создана. Сроки регистрации журналов не регламентированы нормативными документами. Регистрация общих и специальных журналов работ осуществляется при личном обращении к должностному лицу, курирующему объект капитального строительства.

Журналы по ОТ используются для того, чтобы систематизировать необходимую информацию, осуществлять оперативный контроль в сфере ОТ на предприятии и фиксировать сведения о соблюдении сроков для проведения обязательных инструктажей персонала. Однако при необходимости работодатель вправе вести учет работников, выбывающих в командировки, а также прибывших к данному работодателю в связи с командировкой, и предусмотреть порядок такого учета и его формы в локальном нормативном акте.

Журналы регистрации кадровой документации

Вы здесь Опубликовано 2010-11-11 21:11 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2010, N 5 В рамках статьи автор рассмотрит систему регистрации документов организации и журнальную форму регистрации как наиболее распространенную. Вы получите ответы на вопросы о том, какие преимущества дает система регистрации документов и какие обязательства накладывает.

Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации. Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала? Какие нюансы возникают в связи с этим?

Преимущества системы регистрации документов Согласно официальному определению Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления .

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

——————————— ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998.

Пункт 65. В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.

е. ведения справочной работы по документам. Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства.

В их числе: — обеспечение сохранности документов; — организация информационно-поисковых массивов; — придание документу юридической силы. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год.

Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько — об отпусках и др. Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации.

Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам.

Это и есть обеспечение охраны документов — сколько зарегистрировали, столько и сохранили. Правила для регистрации В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации.

Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

Правило первое гласит: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться: — все виды приказов по личному составу; — уведомления работников (особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора); — трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним; — личные дела работников; — трудовые книжки работников; — справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.); — протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность; — командировочные удостоверения. Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов.

Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем.

Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т. д.). В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т.

е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать.

Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы. Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать.

Таким документом может быть инструкция по делопроизводству.

Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, «узаконить» приказом руководителя организации. В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой «лично». Правило второе: основным принципом регистрации является однократность — один документ в пределах одной организации регистрируется один раз.

Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т.

е. содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения).

Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.

В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы. Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, — наиболее сложный вопрос организации регистрации.

Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов. Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения.

Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях — 5 лет.

Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа. Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно — об увольнении, отдельно — об отпуске и т.

д. Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации (выделении еще одного массива регистрируемых документов)? Это количество документов. Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения (о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т.

п.) вместе. За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов — о предоставлении отпусков. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения.

Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения. Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. к. документы откладывают на хранение (подшивают в дела) за год.

Правило четвертое: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.

Что подтверждает соблюдение этого правила?

Дата на документе — она проставляется от руки, вместе с номером (индексом), после того как документ подписан. Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года. Нумерация ведется в пределах календарного года.

В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть.

В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1. Как разработать систему индексации документов? Индексация документов — это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 — порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС — обозначение кадровых приказов. Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности.

Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения.

Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса «ЛС» для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом «К» — кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают. Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения.

Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение).

Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» — кадровые приказы рабочих; «Ксп» — служащих; «Кс» — специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов — три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу — ЛС-п; перевод на другую работу — ЛС-пр; увольнение — ЛС-у.

Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре. Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации.

Индексация связана с количеством издаваемых приказов.

В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов.

Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом «ЛС», к которому добавляется индекс «ПР» для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; «ПС» — о приеме специалистов (ИТР) и т. д. В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации.

Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя. Журнальная форма регистрации За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации — в журналах (книгах) и на карточках.

В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации.

Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами .

В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов (книг).

Например, обязательность регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей в них и трудовых книжек и вкладышей к ним установлена в разд.

VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

регламентированы формы этих книг и порядок их ведения. ——————————— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

— М., 2000; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

— М.: ЦБНТ Минтруда, 1991. Следует отметить и недостатки журнальной формы регистрации. Справочная работа по документам может быть очень трудоемкой; если не знать точной даты и номера документа, приходится просматривать весь журнал. Кроме того, ведение контроля над сроками исполнения документов по журналу практически невозможно — просто нет места для внесения сведений о контролируемых документах.
Кроме того, ведение контроля над сроками исполнения документов по журналу практически невозможно — просто нет места для внесения сведений о контролируемых документах.

Оформление Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения), заголовок (например, Книга регистрации приказов по личному составу или Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков), поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения (см.

пример 1). Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью «Трансстрой» (с 01.10.2008 Открытое Акционерное общество «Трансстрой») Журнал регистрации приказов о приеме на работу Начат: 01.10.2005 Окончен __________ Срок хранения — 75 лет В начале календарного года регистрация начинается с присвоения первому приказу номера один. Нумерация валовая, нарастающая, она оканчивается в последний день календарного года. Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года.

Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе: дата и номер, краткое содержание (заголовок к тексту) и др.

Форма большинства журналов регистрации документов не установлена законодательно. Ориентироваться можно на формы, которые были рекомендованы нормативными документами по делопроизводству. Например, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства.

Она создана в 1974 г., безусловно, устарела, однако официально не отменена.

Кроме того, организация вправе (т.

к. это нигде не запрещено) вести собственные формы регистрации. В примере 2 показан Журнал регистрации внутренних документов , который возможно использовать для регистрации в том числе приказов по личному составу. ——————————— Единая государственная система делопроизводства.

Основные положения. — М., 1974.

С. 86. Пример 2. Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении документа 1 2 3 4 12.01.2009 N 1/ЛС Гендиректор Об увольнении Т. Л. Жукова В дело N 06-05 15.01.2009 инспектор Карпова 16.01.2009 N 2/ЛС Гендиректор О переводе Р. М. Юматовой В дело N 06-05 19.01.2009 инспектор Карпова Но если в конкретной организации при регистрации принято фиксировать еще какие-то данные, то форму журнала можно изменить (см.

М. Юматовой В дело N 06-05 19.01.2009 инспектор Карпова Но если в конкретной организации при регистрации принято фиксировать еще какие-то данные, то форму журнала можно изменить (см.

пример 3). Пример 3. Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание N трудового договора Табельный номер Отметка об исполнении документа 1 2 3 4 5 6 01.12.2009 N 68-ЛС Гендиректор О приеме на работу М. Ю. Лукьяновой 56 от 0.11.2009 347 В дело N 09-07 Специалист А. Л. Жукова 05.12.2009 N 69-ЛС Гендиректор Об увольнении П.

О. Дубина 35 от 01.06.2005 134 В дело N 09-07 Специалист А.

Л. Жукова Однако, как и все правила регистрации, это изменение должно быть регламентировано самой организацией.

Лучше всего, если это отражено в инструкции по кадровому делопроизводству. Если ее нет, можно ввести новую форму журнала приказом руководителя.

Таким образом, ответить на вопрос, сколько журналов регистрации кадровых документов необходимо иметь в организации, однозначно невозможно. Обязательное ведение журналов предусмотрено действующими нормативными документами. В числе этих документов можно назвать: 1.

Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Зарегистрирована в Минюсте России 11.11.2003 N 5219) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.

2003. N 49. 2. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 // Собрание законодательства РФ. 2008. N 42. Статья 4821. 3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000) (в ред.

Решения Росархива от 27.10.2003) // М.: Росархив, 2001. 4. Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Хранение В силу особой значимости документации по личному составу большая часть перечисленных книг и журналов имеет срок хранения 75 лет. Это журналы (книги) регистрации приказов о приемах, переводах, увольнении, личных дел, личных карточек, трудовых договоров.

50 лет хранится книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

5 лет хранятся книги учета работников, направляемых в командировки, и выдачи командировочных удостоверений; 3 года — после увольнения журналы учета военнообязанных. Сроки хранения установлены в ст.

358 Перечня типовых документов, разработанного Росархивом. На самом деле сроки хранения журналов много больше, ведь они сдаются в архив после окончания, полного заполнения всех страниц. Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава.

Для целей регистрации кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удостоверений, выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы), трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Для учета личного состава кадровые службы обязаны вести журналы (книги): приема, перевода, увольнения работников, учета работников, направляемых в командировки, военнообязанных, отпусков.

И в конце. Кроме того, журнальная форма используется кадровыми службами и для фиксации каких-то фактов или процедур.

Отдельные формы таких журналов предусмотрены действующим законодательством.

Например, обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

. Статья 230.1

«Порядок регистрации и учета несчастных случаев на производстве»

ТК РФ регламентирует, что каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных настоящим Кодексом случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по установленной форме. Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись.

Для этого также можно использовать журнальную форму. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, предусмотрены журналы (книги) учета: — профилактических работ по технике безопасности — 10 лет; — инструктажа по технике безопасности — 10 лет; — проведения аттестации по технике безопасности — 5 лет (ст. 316 Перечня); — книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий — постоянно (ст.

320 Перечня). Л. Санкина К. и. н., Доцент Кафедры документоведения Российского государственного Гуманитарного университета Подписано в печать 26.04.2010 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

  1. Инструкция по технике безопасности.
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  3. Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  4. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  1. График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  2. График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  3. Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты.

В частности, это могут быть:

  1. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  2. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  3. коллективный договор.
  4. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  5. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  6. альбом форм документов по учету кадров;
  7. положение о персонале;

Все эти документы также действуют до замены новыми. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  2. далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  3. личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  4. трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации.

Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу.

К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  1. о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  2. о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  3. о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  4. о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  5. о поощрении работников – форма Т-11а.
  6. О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  7. о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  8. о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  9. о поощрении работника – форма Т-11;
  10. о приеме работника на работу – форма Т-1;
  11. о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  12. о направлении работников в командировку – форма Т-9а;

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  1. о досрочном снятии взысканий;
  2. о возложении взысканий;
  3. об изменении персональных данных работника;
  4. об установлении или снятии персональных надбавок;
  5. о привлечении к сверхурочным работам;
  6. о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  7. о дежурствах;
  8. о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  9. о совмещении должностей (профессий);
  10. об изменении режима работы.
  11. о присвоении разряда;

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика.

Это, в частности, приказы:

  1. о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  2. о внесении изменений в штатное расписание;
  3. о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  4. об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.
  5. об утверждении штатного расписания;

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами).

Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  1. записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
  2. служебное задание – форма Т-10а;
  3. акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
  4. записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  5. командировочное удостоверение – форма Т-10;

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В наше время существуют три способа регистрации:

  1. простейший – в журналах;
  2. более совершенный – с помощью картотеки;
  3. и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы.

А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов.

В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»!

От этого зависит исход дела. Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  1. журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  2. журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  3. журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  4. Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  5. журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  6. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  1. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  2. Сверхурочные работы;
  3. предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий.

Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  1. истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  2. помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.
  3. ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  4. окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки.

Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Оформление регистрационного журнала

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально.

Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения.

А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности. Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги).

Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов.

Форма может быть, например, такой: Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись.

Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице. Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов: 1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись.

В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу: 2.

Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку.

В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись. Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет.

Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Источник: . Рубрика: . Теги: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов.

А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.

Данный учет достигается разными способами:

  1. передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
  2. учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
  3. структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;

Следует отличать учет документа от его регистрации.

Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Какие журналы по охране труда должны быть в организации?

Анонимный вопрос · 14 января 202015,4 KИнтересно10 · 286ПодписатьсяУ любой государственной организации с установленным штатом сотрудников имеется восемь журналов по охране труда, куда в основном вписываются инструктажи по технике безопасности, противопожарной ответственности. Определим точный список журналов по охране труда: Журнал регистрации вводного инструктажа, Журнал регистрации первичного инструктажа, Журнал учета инструкций по охране труда, Журнал учета выдачи инструкций, Журнал регистрации проверки знаний, Журнал регистрации несчастных случаев, Журнал учета профессиональных заболеваний, Журнал выдачи, содержания и учета СИЗ. 9 · Хороший ответ1 · 6,3 KКомментировать ответ.РекламаЕщё 2 ответа · 955ПодписатьсяОтвечаетЖурналы по охране труда, которые должны быть в организации: 1.

Журнал регистрации вводного инструктажа. 2. Журнал регистрации первичного инструктажа.

3. Журнал регистрации повторного, инструктажа. 4. Журнал регистрации внепланового инструктажа. 5. Журнал регистрации целевого инструктажа.

6. Журнал регистрации вводного инструктажа по пож. безопасности. 7. Журнал учета.

Читать далее23 · Хороший ответ3 · 3,2 KЖурнал микротравм обязателен? Если да, то какое основание.ОтветитьПоказать ещё 3 комментарияКомментировать ответ. · 1Подписатьсяжурнал регистрации вводного инструктажа, журнал регистраци первичного инструктажа.

журнал регистрации повторного,внепланового, целевогоинструктажа1 · Хороший ответ · 911Комментировать ответ.Вы знаете ответ на этот вопрос?Поделитесь своим опытом и знаниямиЧитайте также · 955ОтвечаетВводный инструктаж по охране труда регистрируется в журнале вводного инструктажа!Форма журнала, порядок заполнения приведены в .Подробнее читайте здесь: С Уважением, преподаватель по охране труда БГТУ им.

В. Г. Шухова Елена Климова.11 · Хороший ответ · 1,1 KОтвечаетИзменения вносить не требуется.

Новое ответственное лицо начинает проводить инструктаж с даты назначения приказом, при условии наличия обучения по охране труда. Хороший ответ · < 100 · 8исполнительная документация в строительстве услуги инженера пто с гарантией от 2-х дней. ·>При выполнении монтажа слаботочных систем, как правило требуют ведение следующих журналов при сдаче исполнительной документации:

  1. общий журнлал работ;
  2. кабельный журнал.
  3. журнал входного контроля;

Перечень всего комплекта исполнительной документации вы можете изучить на нашем .Хороший ответ · 260 · 955ОтвечаетСо средним профессиональным образованием (даже если оно профильное) работать специалистом по охране труда нельзя!Нужно высшее образование по охране труда, если его нет, но есть любое высшее или среднее профессиональное, то необходимо пройти в специализированном учебном центре.Эти требования закреплены Приказом 524 н.

Смотрите пункт 3.2 данного документа, раздел: «Требования к образованию»: С Уважением, преподаватель по охране труда БГТУ им.

В. Г. Шухова Елена Климова.26 · Хороший ответ · 708 · 215Обо всём понемногуНа каждом предприятии нумерация инструкций производится по-своему. Если в общих четрах, то как правило обозначается примерно так: ИОТ-(код цеха, подразделения) — номер инструкции внутри цеха, подразделения, например: 001) — год. Если в компании инструкции по ОТ единные для всех руководителей и специалистов, то пример нумерации может быть таким: ИОТ-(сквозной номер, например: 001) — год.

Также организации желательно иметь свой локальный приказ (положение, инструкцию) о присвоении номера инструкциям :)1 · Хороший ответ · 446

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров.

Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж.

В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд.

Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Функции журналов регистрации

Фиксирование факта создания/поступления в организацию документа, придание документу, наряду с другими реквизитами, юридической силы.

  • Хранение справочной информации о документах.
  • Упорядочение массива документов, выстраивание их в хронологическом порядке.
  • Наконец, незаменимая функция поиска документов.
  • Отправная точка контроля: ведь именно от даты регистрации документа отсчитывается срок его исполнения.

Преимущества системы регистрации документов

Согласно официальному определению Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998.

Пункт 65.). Какие требования предъявляются к и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам. Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства.

В их числе:

  1. придание документу юридической силы.
  2. организация информационно-поисковых массивов;
  3. обеспечение сохранности документов;

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько — об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации.

Например, вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации.

Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии ; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+